شما می توانید با یک دفترچه یادداشت جدید شروعی تازه را رقم بزنید، خلاقیت به خرج دهید و نظم بیشتری را بر امور حاکم کنید. گاهی اوقات این مسئله می‌تواند ساده‌تر از آنچه که هست، به نظر برسد. ما می‌خواهیم شش راهکار را برای کمک به شما ارائه دهیم که در ایجاد احساس خلاقیت بیشتر در رابطه با روش‌های آزموده مؤثر واقع خواهند شد. به همین دلیل، بیایید تا با این قضیه روبرو شویم.
در اینجا توصیه می‌کنیم که یک یا دو روش را که بیشتر با شما سازگار است، انتخاب کرده و کار را شروع کنید.
1. راهکار بولت ژورنال
در جهان امروز مشغله‌های زندگی همواره در حال افزایش هستند، بنابراین همه به ابزارها و روش‌هایی تمایل پیدا می‌کنند که به ایجاد احساس نظم و کنترل بیشتر در سراسر سال کمک می‌کنند.
یکی از این راهکارها توسط ریدر کارول، ویراستار هنری نیویورک خلق شده است. او در واقع یک دفترچه یادداشت خالی را برداشته و فضای آن را در بین فضای یادداشت‌نویسی، امور در دست انجام، کاتالوگ وظایف مهم و حتی ابزارهای اولویت‌بندی تقسیم کرده است. او این راهکار را تحت عنوان “سیستم یادداشت‌نویسی آنالوگ برای عصر دیجیتال” معرفی می‌کند. راهکار بولت ژورنال در سال‌های اخیر توانسته است توجه بسیاری از افراد جوامع مختلف را جلب کند.
2.راهکار اوی لی
این روش می‌گوید که باید اولویت اول را به راهکار اوی لی بدهید. ساده به نظر می‌رسد، اینطور نیست؟ اما لازم است به موارد زیر توجه کنید:
· شش کاری را باید فرادا انجام دهید و از همه مهم‌تر هستند، یادداشت کنید.
· کارهای تعیین شده را به ترتیب اهمیت اولویت‌بندی کنید.
· اولین کار خود را تا زمان اتمام آن ادامه دهید. سپس به دیگری بپردازید.
· در پایان روز کارهای ناتمام را در فهرست جدیدی بگنجانید و روز بعد به آنها بپردازید.
· این روال را تکرار کنید.
جیمز کلیر به کارآمدی این روش اعتقاد دارد، چون روش ساده‌ای است، فرد را تحت فشار قرار می‌دهد تا بر تصمیمات خاص تمرکز کند. ما معتقدیم که این راهکاری فوق العاده است، چون یادداشت اولویت‌ها در شب پیش از انجام آنها (یا قبل از اینکه از محیط کار خارج شوید) به شما اجازه می‌دهد که صبح روز بعد مستقیماً به وظیفه اول خود بپردازید و از به تاخیر انداختن امور اجتناب ورزید.
ساده‌سازی و تمرکز بر انجام یک وظیفه در یک زمان معین نیز مفید است، چون خود را از حواس پرتی‌های خارجی دور می‌کنید: ایمیل‌ها و اخطارهای رسانه‌های اجتماعی، زنگ خوردن گوشی همراه، همکارهایی که به توجه شما نیاز دارند و … . وقتی که این مسائل حواس شما را پرت می‌کنند، اگر تنها بر انجام یک کار تمرکز داشته باشید، می‌توانید به آن باز گردید و کار خود را ادامه دهید.
3.راهکار جعبه آیزنهاور
دوایت آیزنهاور، 34مین رئیس جمهور ایالات متحده، به خاطر خلاقیت‌های خود شهرت فراوانی داشت. او از استراتژی پیروی می‌کرد که امروزه به عنوان جعبه آیزنهاور شناخته می‌شود: یک ابزار ساده تصمیم‌گیری که وظایف و فعالیت‌های شما را بر اساس چهار احتمال ممکن، متمایز می‌سازد:
· فوریت و اهمیت (وظایفی که بدون تاخیر انجام می‌دهید).
· مهم، اما غیر فوری (وظایفی که انجام آنها را در برنامه خود قرار می‌دهید).
· فوری، اما غیر مهم (وظایفی که انجام آنها را به شخص دیگری محول می‌کنید).
· غیر فوری و غیر مهم (وظایفی که انجام نخواهید داد).
جیمز کلیر توضیح می‌دهد که چگونه می‌توان از این ماتریس برای برنامه‌های خلاقانه یعنی زمان خود را در هفته چگونه باید سپری کنم؟ و برنامه‌های کوچک‌تر روزمره یعنی امروز چه کاری باید انجام دهم استفاده کنم.
قرار دادن امور در این مربع به شما اجازه می‌دهد تا وظایف فوری و لازم الاجرا را از وظایف نه چندان مهم تفکیک کنید
4.راهکار یادداشت فهرست امور در دست انجام
واقعیت این است که با این روش می‌توانید اوقات خوش بیشتری داشته باشید! یک خودکار و یک قطعه کاغذ یادداشت‌نویسی بردارید و هر کدام از امور در دست انجام خود را در آنها یادداشت کنید.
نگران ترتیب قرارگیری آنها در نباشید، فقط آنها را یادداشت کنید! در مرحله بعد به آنها نظم دهید و تعیین کنید که کدام یک باید زودتر انجام شود. می‌توانید این کار را به روش‌های مختلفی انجام دهید: از طریق اولویت و پروژه، یا تقسیم آنها به دسته‌های کوچک‌تر و تعیین انجام آنها در روزهای مشخصی از هفته.
مطمئن باشید که در هنگام اتمام هر کدام از امور و پس از اینکه کاغذ یادداشت خود را به گوشه‌ای پرت کردید، احساس رضایت بسیار فراوانی خواهید داشت.
5. راهکار اقدام
این روش در واقع برای افراد خلاقی ایجاد شد که به دنبال نوعی ادغام کارایی و طرح بودند. راهکار عمل با یک وعده ساده شروع شد: هر کاری یک پروژه است. پس هر پروژه را هم می‌توان به سه جزء تقسیم کرد: مراحل اقدام، منابع و گزینه‌های حمایتی.
چگونه از راهکار اقدام بهره بگیریم:
· مراحل اقدام را در اختیار بگیرید: ایده‌ها می‌توانند در جریان یک مشاوره / جلسه یا در حین عمل بیایند و بروند، مگر اینکه آنها را به عنوان مراحل اقدام در اختیار بگیرید.
· به منابع خود تکیه کنید: به جزوه‌ها، طرح‌ها، یادداشت‌ها، صورت جلسات و توضیحاتی که بعداً به آن باز می‌گردید، تکیه کنید.
· به گزینه‌های حمایتی خود بسنده کنید: یک گزینه حمایتی را برای یافتن ایده‌هایی که احتمالاً روزی به آن عمل خواهید کرد، در ذهن خود نگه دارید. این گزینه چه ایده‌ای برای آینده باشد یا مأموریت‌های کوچکی که باید به خاطر داشته باشید، آن را در میان گزینه‌های حمایتی قرار دهید و سپس فراموشش کنید.
این روش طراحی شده است تا در تداوم تمرکز و زندگی و کار در جهت اقدام و عمل کمک کند. با استفاده از این روش می‌توانید خلاقیت و زایایی را به یکدیگر پیوند بزنید.
6.اصل پارتو
این اصل جالب توجهی است که تاریخچه آن تا دهه 1790 میلادی، بسط می‌یابد. در این دهه از قاعده 20/80 پیروی می‌شد، که رابطه نابرابر میان ورودی‌ها و خروجی‌ها را مشخص می‌کرد. این اصل می‌گوید که حدود 80 درصد از نتایج تنها از 20 درصد تلاش‌های ما حاصل می‌شوند.
توصیه‌های تجاری هاروارد، بر اساس این اصل، اقدامات ساده زیر را توصیه می‌کند:
- پیش از اینکه امروز اداره را ترک کنید، شش اولویت اصلی روز بعد را در دفترچه یادداشت خود یادداشت کنید.
- پنج مرحله ذکر شده در اینجا را انجام دهید.
- اولویت اصلی خود را در دفترچه یادداشت بنویسید و آن را در کامپیوتر خود هم یادداشت کنید.
- یک برنامه 90 دقیقه‌ای برای کار کردن روی اولویت اصلی خود تنظیم کنید – ترجیحاً اولین کاری که در روز انجام می‌دهید.
- هر وقتی که قصد بررسی ایمیل، فیسبوک، توییتر و … را داشتید، کاری را که در حال انجام آن هستید، یادداشت کنید.
به این ترتیب اطمینان حاصل می‌کنید که به کاری که انجام می‌دهید، باز گشته و مجدداً خود را به چارچوب اختصاص یافته قرار می‌دهید. به این ترتیب اطمینان خواهید داشت که آن کارها را در مدت زمان اندکی تیک خواهید زد.
